Як встигати все і навіть більше: 7 порад, як планувати свій день і розумно керувати часом – пояснює експерт

Наталя Кушнаренко – співзасновниця та співвласниця Міжнародної Академії Професійного Коучингу, коучиня MCC ICF, співавторка та тренерка програми “Коучинг. Територія Усвідомленості”. В інтерв’ю для Добрих новин Наталя поділилася своїм досвідом тайм-менеджменту – як керувати часом без стресу, щоб не “потонути” у справах.

Чи існують вправи та техніки, які дозволять вмістити всі справи в один день?

Наталя Кушнаренко: Перш за все, я б запитала, а всі справи – це які справи? І для чого їх вміщати всі в один день? А як стосовно того, щоб все ж таки пріоритезувати задачі і розподілити їх таким чином, щоб можна було виконувати все важливе на сьогоднішній день? Такі техніки є.

Одна із технік – це коли кожній цілі виділяється чіткий часовий проміжок часу у календарі.

Як її застосовувати? Потрібно виписати всі справи на день, зробити їх розподіл по категоріях. Наприклад, ведення соцмереж, створення контенту, створення продукту, спілкування з клієнтами, адміністрування і так далі. І таким чином розподілити по блоках кожен з цих пунктів. Ну, і, звісно, дотримуватися графіку для того, щоб уникнути хаосу.

Така вправа дає чітке розуміння фокусу на одній справі в певну годину часу. Дуже важливий момент: приділяти одному блоку десь годину-півтори. Це дасть можливість перемикатися між задачами.

Ще хочу поділитися однією технікою, доволі знайомою – техніка Помодоро. В чому її суть? В тому, щоб виконувати завдання по 25 хвилин з перервами. Ці перерви можуть складати 5-10 хвилин, що дозволить вам перемикатися з однієї справи на іншу.

Чому так? Бо мозок працює таким чином, що фокус уваги може утримуватися близько 20-30 хвилин, а потім мозок втомлюється. Дуже важливо міняти свій фокус уваги.

Пробуйте, обирайте ту техніку, яка буде дієва для вас.

Чи дійсно потрібно встигати все та як боротися з відчуттям незавершеності, якщо щось не встиг?

Наталя Кушнаренко: Важливо поставити собі запитання, для чого мені встигати все? Все – це все ж таки що?

На мій погляд, головне – встигати жити, жити в сьогоденні. Чому? Бо скільки б не було справ, в добі є 24 години, і ці справи будуть з’являтися постійно. Час не розтягнеш. У кожної людини є її велика мета або декілька цілей в житті. Дуже важливо, щоб всі справи, які ви робите, відповідали тим головним цілям. Саме це і важливо встигати.

Коли людина намагається встигнути все, на мій погляд, за тим завжди стоїть якась її вторинна вигода, і за тим завжди стоїть виснаження – зменшення ефективності, постійний стрес.

Як відомо, коли ти перебуваєш в стресі 24/7, то це веде за собою ряд наслідків. І постає питання: чи воно потрібно?

Які б рекомендації я дала, на що важливо звертати увагу?

1. Чітко розуміти і планувати свої цілі. Цілі по сферах життя в даний період часу і на найближчий рік, три, п’ять, у кого як.

2. Весь план розподіляти і співставляти з головною ціллю.

3. Те, що ви можете делегувати, важливо делегувати, і не нав’язувати собі, не навантажувати себе.

4. Обов’язково, щоб не було відчуття, що ви щось не завершили, робіть якісний зворотний зв’язок наприкінці дня. Спитайте себе:

– Чому я сьогодні новому навчилася?

– Що я сьогодні зробила, що мене просуває до моєї цілі?

– Чим я пишаюся в собі?

– Що можна зробити наступного дня по-іншому?

Зворотній зв’язок високої якості дає відчуття внутрішньої впевненості і внутрішнього задоволення. І це, звісно, рухає людину вперед.

5. Ще для того, щоб не було відчуття певної незавершеності, перестаньте себе порівнювати з кимось, а порівнюйте себе з собою. Відома всім фраза, але чомусь не всі нею користуються.

Поставте собі запитання:

– Місяць тому, три місяці, рік тому – чи вміли ви і чи робили ви те, що ви робите зараз?

– Чи мали ви ті результати, які ви маєте зараз?

Важливо просто робити і хвалити себе, порівнювати себе з собою. В той момент, коли захочеться порівняти себе з кимось, зупиніться, і все ж таки сфокусуйтеся на собі.

6. Важливо, щоб в кожному дні були певні ваші ритуали. Що це може бути? Це нагорода самого себе. Це вдячність собі. Це ведення щоденника. Якщо не щоденник, можна просто в усній формі. Таким чином це дасть вам можливість відчувати вашу внутрішню опору.

7. Забезпечити себе підтримкою вашого оточення. І навчитися самопідтримці.

Як бути не просто чимось зайнятим на автоматі, а дійсно продуктивним? Як з цим допомагає тайм-менеджмент? 

Наталя Кушнаренко: Коли людина починає працювати на автоматі, вона заходить в зону несвідомої компетентності. Коли є навички, якими вона володіє, але вона не фокусується на цьому, фокус уваги йде кудись в іншому напрямку. Дуже часто така робота стає непродуктивною.

Пригадайте момент, коли ви починали водити авто. Ви дуже уважно слідкували за тим, де гальма, газ, перемикач швидкості, дорога. І ви пильнували за цим процесом. Але йшли місяці, роки, і ви проїжджали не одну тисячу кілометрів. І зараз, скоріш за все, ви це робите дійсно на автоматі. Часто не замислюєтесь над тим, куди ви їдете, що ви відчуваєте.

– До чого це часто приводить? До втрати фокусу уваги. Тобто людина переходить на стадію несвідомої компетентності. Тобто вона не усвідомлює, що вона робить.

– До чого це може призвести? До відчуття незадоволення собою, знецінення своїх результатів, вимоги від себе більшого, ніж ти можеш, і ти, в принципі, перестаєш помічати життя.

– Як, все ж таки, дійсно бути продуктивним? Зосередитися на тому, що ви робите, і чітко розуміти, для чого ви це робите. З чого складаються ваші послідовні дії, що ви при цьому відчуваєте, думаєте, спостерігаєте, як вам в цьому процесі.

– Як в цьому може допомогти тайм-менеджмент? Це чітке розуміння, як протягом дня розподіляються всі ваші справи, і разом з тим – як ви себе відчуваєте.

Коли з’являється тайм-менеджмент, з’являється чітке розуміння, що ви будете робити, і що дійсно вам буде подобатися. Там точно не буде автомату, там буде творчість, зосередженість, там буде або стадія свідомої компетентності, коли ви все усвідомлюєте, або стадія майстерності, коли ви можете пояснити іншим людям, як це працює.

Тоді продуктивність в рази більша, бо ви зосереджені на тому, що вам цікаво. І, звісно, коли ви робите те, що вам цікаво, це приведе до певних результатів. А тайм-менеджмент допомагає зі всіма цими справами розібратися, розкласти їх по поличках, і зрозуміти, як рухатися далі.

Уявіть, що ви стоїте в черзі перед Всесвітом. Яку б навичку тайм-менеджменту, яку ви розвивали роками, хотіли б мати в свідомості з народження? 

Наталя Кушнаренко: Я хочу сказати, що всі ресурси і все необхідне для життя нам дається при народженні. Подивіться на маленьких дітей. Вони вміють все, інколи вони можуть робити більше, ніж дорослі. Але потім згодом йде нав’язування певних думок, стереотипів, стратегій, і кудись це дівається.

Яку б навичку хотіла би мати при народженні? Це прислуховуватися до себе, до своїх пріоритетів і навчитися визначати ту пріоритетність. Та навичка, яка дана від природи, яка постійно була і нікуди б не пропадала.

Прислухатися до себе і обирати те, що важливо, в першу чергу, для себе, щоб рухатися далі.

Що робити, якщо через якісь зовнішні обставини, наприклад, застряг у пробці, повітряна тривога, не працює банк або щось подібне, в результаті твій день збивається і не виходить виконувати більше запланованого? 

Наталя Кушнаренко: Є гарний вислів:

“Якщо ви не можете вплинути на обставини, змініть до них відношення”.

І це про що? Це про те, щоб подивитися на те, що з вами відбувається під іншим кутом.
Зробити так званий рефреймінг, тобто поставити собі запитання.

Добре, я зараз в пробці, зате в мене є час для того, щоб поспілкуватися і вирішити якісь питання, поспілкуватися зі своїми близькими.

Якщо не працює банк, добре, зате в мене була можливість вийти на вулицю і прогулятися.

Якщо повітряна тривога і не вдається спланувати, або вимкнули електрику і так далі, то, ну, добре, вимкнули, зате я можу зробити те-те, те-те, те-те.

Тобто побачити в тому, що відбувається в зовнішньому світі, інші можливості для себе. Змістити фокус уваги. Тоді і стан зовсім інший, і думки зовсім інші. І тоді, коли вже нормалізуються ці зовнішні обставини, далі все йде дуже легко, бо ви фокусуєтесь на собі. Мені здається, що саме так.

Звісно, той час, який вам даний, він даний завжди для чогось. Не для того, щоб зіпсувати ваш день і ваші плани, а для того, щоб, можливо, зрозуміти або зробити щось інше, те, що буде більш корисним.

Спробуйте. Працює.

Ще більше секретів, які змінюють життя – у відео Наталі Кушнаренко: